아웃룩 제대로 활용하기! 아웃룩 메일 연동법 및 관련 유용한 기능, 비즈니스 메일 용어 소개

아웃룩 제대로 활용하기! 아웃룩 메일 연동법 및 관련 유용한 기능, 비즈니스 메일 용어 소개

직장생활, 하루의 시작과 끝을 함께 하는 아웃룩 프로그램. 숨은 기능을 알아 두면 그 어떤 프로그램보다도 업무에 많은 도움이 되는데요.

 

이번 포스팅에서는 아웃룩 메일 연동 방법과 그 외에 알아두면 좋은 기능을 살펴보고, 비즈니스 메일에 쓰이는 용어들을 알아보도록 하겠습니다. 한 번 설정해 두면 똑똑한 조수 역할을 톡톡히 하는 아웃룩, 찬찬히 들여다 볼까요?

 대신 Balance 핵심정리 

∙ 아웃룩으로 외부메일 연동하기

- 파일선택 → 계정 추가 → 새로 만들기 → 메일 계정 입력 → 전자 메일 서버 설정 → 완료

 

∙ 그 외의 아웃룩 기능

- 주소록 가져오기 : csv파일로 주소록을 저장하여 아웃룩으로 파일 연결

- 메시지 수신확인하기 : 메일 발신 시, '읽음 확인 요청' 체크

- 메일 백업하기 : pst 파일로 메일 내용 저장, 다른 컴퓨터에 아웃룩 연결

 

∙ 비즈니스 메일 용어

- Arrange : 업무 처리 요청

- A.S.A.P : 가능한 빨리 업무를 처리해 줄 것을 요청

- B.C.C : 숨은 참조

- C.C : 참조

- Fw: : 전달

- F.Y.I : 내용 참고

- P.M : 프로젝트 책임자

- R&R : 수행하는 역할과 업무 책임 범위

- R.S.V.P. : 회신 바람

 아웃룩으로 외부메일 연동하기 

아웃룩 자체 메일 계정은 존재하지 않습니다. 따라서 아웃룩을 사용하기 위한 첫 단계는 메일 연동인데요. 외부메일을 연동시켜 아웃룩을 통해 메일 업무를 수행할 수 있도록 하는 것입니다. 아래에서 외부메일 연동 방법을 차근차근 알아 보겠습니다.

 

'파일' 선택

우선 아웃룩을 실행시켜, 좌측 상단에 위치한 '파일' 탭을 선택합니다.

 

계정 추가

다음에, '정보' 탭의 '계정 설정'을 선택하여 아웃룩에 관리할 계정을 추가하겠습니다.

 

새로 만들기

'전자 메일 계정'이라는 계정 설정 창이 뜨면, '전자메일' 탭 안에 있는 '새로 만들기'를 선택합니다.

 

메일 계정 입력

'새로 만들기'를 선택하면, '자동 계정 설정' 단계로 넘어가는데요. 아래의 세 개의 유형 중 '전자 메일 계정'을 선택한 후, 자신의 이름과 연동하고자 하는 메일 주소, 해당 메일 계정의 암호를 입력합니다.

 

전자 메일 서버 설정

그 후 네트워크 설정이 완료될 때까지 기다리다가 '다음' 버튼이 활성화 되면, 버튼을 누르고 다음 단계로 넘어갑니다.

 

메일 연동 완료

모든 설정이 완료되면, 왼쪽 메뉴 창에 연동시킨 메일주소가 보입니다. 여러 개의 다른 메일 계정을 아웃룩으로 연동시키고 싶다면, 위와 같은 방식과 동일하게 등록하면 되는데요. 추가된 메일주소는 좌측 메뉴 창에 정리되며, 원하는 계정을 클릭하면 해당 계정으로 주고받은 메일을 볼 수 있죠.

 

 그 외의 아웃룩 기능 

아웃룩에 메일 연동을 했다면 본격적으로 아웃룩을 사용해 볼 차례인데요. 알아두면 메일 업무를 더욱 편리하고 간단하게 처리할 수 있는 기능들을 살펴보도록 하겠습니다.

 

주소록 가져오기

아웃룩에 외부메일을 연동시킬 때, 주소록은 자동으로 연동이 되지 않으므로 따로 설정을 통해 주소록을 가져와야 합니다. 주소록을 아웃룩으로 가져오는 방법은 아래와 같습니다.

우선, 주소록을 엑셀 csv파일로 저장해야 하는데요. 네이버, 다음, 네이트 등 대부분의 메일 사이트에서는 주소록을 csv 파일로 만들 수 있도록 지원하고 있습니다. 기존에 사용하던 메일 계정 사이트로 들어가 주소록을 선택한 후, 주소록 내보내기에서 csv파일 형식을 선택하면 메일 계정 안에 저장되었던 주소록이 csv 파일로 저장됩니다.

그 후, 아웃룩으로 돌아와 '파일' 탭에서 '열기'를 선택합니다. 다음에 '가져오기'를 클릭하여 '가져오기 - 다른 프로그램이나 파일'을 선택, '쉼표로 구분된 값(windows)'를 누른 후, 다음단계로 넘어갑니다.

 

다음으로 넘어가면, '파일 가져오기' 창이 뜨는데요. 그 창에서 '찾아보기'를 누른 후, 저장해둔 주소록 파일을 클릭합니다. 이 때, '같은 항목을 둘 이상 만들 수 있음'으로 옵션을 선택하시고요. 다음에 '대상 폴더 선택'에서 '연락처'를 선택한 후, '사용자 지정 필드 매핑'을 눌러 각 항목에 맞춰 파일을 정리한 뒤, '마침'을 누르면 완료됩니다.

 

메일 수신확인하기

아웃룩을 이용해 업무 상 중요한 메일을 보낸 후, 상대방이 메일을 읽었는지 체크를 할 수 있다면 더욱 안심이 되겠죠. 네이버 등 외부메일처럼 아웃룩에도 상대방이 수신확인을 했는지 알 수 있는 기능이 있습니다. 메일을 보낼 때, '옵션' 탭에서 '읽음 확인 요청'을 체크하면 되죠.

이렇게 체크를 하고 메일을 보내면, 상대방이 메시지를 읽었을 때 보낸 이에게 상대방이 읽었음을 확인하는 회신메일이 옵니다. 언제 읽었는지도 알 수 있는 기능이기에, 빠른 시일 안에 회신을 받아야 하는 메일 업무에는 아주 제격인 기능이라 할 수 있겠네요.

 

메일 백업하기

다른 컴퓨터로 아웃룩을 실행하는 경우, 기존의 메일 데이터를 볼 수 없어 곤란했던 경험 한번쯤 있으셨을 텐데요. 메일을 백업해 두면 문제가 모두 해결됩니다. 아웃룩은 pst 확장명으로 백업파일을 만들 수 있게 해 두었기 때문이죠.

이 pst 파일이 새로운 컴퓨터로 아웃룩을 열 때, 기존 아웃룩에 있던 메일들을 관리할 수 있게끔 합니다. 이 pst 파일의 경로는 '시작'버튼을 누른 후, '문서'를 선택합니다. 이 '문서' 안에는 'outlook 파일' 폴더가 존재하는데요. 이 폴더 안에 한 계정당, 파일 하나가 생성됩니다.

 

백업한 문서를 가져오고 싶을 때에는 '파일'에서 '열기'를 선택한 후, 'Outlook 데이터 파일 열기'를 통해 pst파일을 가져오면 됩니다. 이 파일을 가져오기만 하면 기존 메일을 백업할 수 있으니, 실수로 메일을 삭제했을 경우라도 아주 유용하게 쓸 수 있겠죠?

 

 비즈니스 메일 용어 

업무를 진행하다 보면, 주고 받는 메일 속에서 생소한 영어 약자들을 많이 발견할 수 있는데요. 약자들의 뜻을 잘 파악해 두어야 메일 내용을 이해하고, 업무를 수월하게 처리할 수 있겠죠. 원활한 메일 커뮤니케이션을 위해 자주 사용하는 '비즈니스 메일 용어'를 정리해 보았습니다.

 

Arrange	주로 '어떠한 일을 처리하다'라는 뜻으로 쓰입니다. '~ Arrange 해달라.'라는 요청이 들어온다면 그 요청에 해당하는 업무를 처리해야 하는데요. 이 Arrange는 '정리하다'라는 뜻도 지니고 있습니다. 만약 'Arrange 파일을 보내달라'라는 업무 요청이 들어온다면, 해당 파일을 정리해 발송해야 합니다.
A.S.A.P.	'As Soon As Possible'의 약자입니다. '가능한 한 빨리'라는 뜻으로, 되도록 빨리 업무를 처리해 줄 것을 의미합니다. 따라서 어떠한 업무 중 이 용어가 사용됐다면, 해당 업무를 다른 업무보다 먼저 처리합니다.
B.C.C	'Blind Carbon Copy'의 약자로, '숨은 참조'와 같은 말입니다. 수신자에게 노출하지 않으면서 다른 사람과 메일 내용을 공유해야 할 때 사용합니다.
C.C	'Carbon Copy'의 약자로, '참조'와 같은 말입니다. 메일 참조를 할 때에는, 해당 메일의 수신자 외에 다른 사람을 포함해 지정 발신해야 하는데요. 참조자는 메일을 수신하는 사람이 아닌, '관찰자'의 입장에서 수신하는 사람이랍니다.
Fw:	'Forwarding'의 약자로, '전달'을 뜻합니다. 보통 수신한 메일을 다른 이에게 전달할 때, 제목에 [Fw:]라는 말머리가 달립니다.
F.Y.I	'For Your Information'의 약자로, 메일 내용을 참고하라는 뜻입니다. 수신 메일에 이 단어가 적혀있을 시에는, 메일 내용을 참고해 업무를 진행해야 합니다.
P.M	'Project Manager'의 약자입니다. 특정 프로젝트를 진행할 때, 전체적인 책임을 지니고 있는 사람을 뜻합니다.
R&R	'Role & Responsibility'의 약자로, 각자 수행해야 하는 역할과 담당하고 있는 업무의 책임 범위를 뜻합니다.
R.S.V.P.	'Réponse s'il Vous Plaît'의 약자로, 영어가 아닌 프랑스어 비지니스 용어인데요. '회신 바랍니다'라는 뜻을 지니고 있습니다. 수신 메일에 이 문구가 있다면, 반드시 해당 메일에 대한 회신 메일을 보내야 합니다.

 

 

지금까지 아웃룩 사용법과 비즈니스 메일용어에 대해 살펴보았는데요. 아웃룩이 익숙하지 않았던 분들이라면 이번 기회에 숨어있는 기능들을 찾아내어 200% 활용해보는 기회가 되었으면 합니다. '일 잘 하는' 직장인이 되기 위한 첫 걸음, 아웃룩과 함께 하시길 바랍니다.

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